Estamos avançando na construção da Metodologia Soul Empreendedor para Elaboração de Projetos e, desde o início estamos afirmando que o Projeto deve ser o resultado do Planejamento (output) e a base (input) para sua Execução. Nesse post trataremos dos processos de Planejamento em geral, e de metodologias como o Planejamento Estratégico e a metodologia da Árvore de Problemas.

Os processos de planejamento podem ser úteis tanto para definirmos os objetivos dos projetos, quanto para desenharmos a Estratégia que utilizaremos para alcança-los. Nesse sentido, as metodologias ZOPP e Árvore de Problemas são bastante úteis para o entendimento dos problemas e definição dos objetivos. A metodologia ZOPP, do alemão Ziel Orientierte Projekt Planung (Planejamento de projeto orientado por objetivos) é uma metodologia participativa e que envolve tanto a identificação de problemas, a definição de objetivos, quanto estratégias para se atingi-los. A mais completa de todas e merecerá um post exclusivo.

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Por sua vez, a metodologia da Árvore de Problemas, que aparece dentro da metodologia ZOPP, embora um pouco mais simples, será útil para ajudar organizações a definir suas prioridades e atuar junto às causas dos problemas detectados. Ela nos auxiliará em dois momentos desse diagrama abaixo: Diagnóstico e Planejamento.

Diagrama de Projetos

Usando a árvore de problemas para definir objetivos

A metodologia da Árvore de Problemas se situa no campo do diagnóstico da situação de uma organização e é útil para a construção do Planejamento que dará origem ao projeto.

 Alguns conceitos importantes antes de avançarmos na metodologia são:

Problema

Situação vivida (concreta) na qual uma melhoria possível é desejada. (uma situação negativa)

  1. O problema tem que ser concreto;
  2. O problema tem que ser real;
  3. O problema deve ser descrito na negativa (ex: Lubrificação dos equipamentos => má lubrificação dos equipamentos); e
  4. Tem que ser sintéticos.

Objetivo

Situação desejada, factível e mensurável.

Medida

Meio a ser utilizado que se traduz em Ações concretas para se conseguir a passagem da situação Problema para a situação Objetivo.

As fases da metodologia

Trabalhar preferencialmente em equipe, em processos participativos, utilizando tarjetas que possam ser manuseadas e movimentadas livremente.

1º Passo: Relacionar todos os Problemas importantes referentes a uma situação específica;

2º Passo: Filtrar os problemas através dos 4 critérios relacionados anteriormente e reescrever o que for necessário;

3º Passo: Elencar os problemas em uma ordem lógica que permita o encadeamento das ideias;

4º Passo: Identificar o Problema Central – o que representa o cerne da questão, o aglutinador, que será o tronco da nossa Árvore de Problemas;

5º Passo: Organizar as Causas do Problema Central abaixo dele (raiz);

6º Passo: Definir os Efeitos (consequências) do Problema Central, acima dele (galhos);

7º Passo: Organizar os Efeitos em níveis;

8º Passo: Construir um Diagrama, em forma de Árvore, situando os problemas com suas relações de causa e efeito;

9º Passo: Rever a Árvore de Problemas verificando se as relações de causa-efeito estão corretas e se há alguma omissão relevante;

 

A Árvore de Objetivos

10º Passo: Transformar o Diagrama da Árvore de Problemas reformulando as condições negativas e substituindo-as por condições positivas desejáveis.

11º Passo: Examinar as relações meios-fins, verificando se estão corretas e se mantêm uma estrutura lógica coerente;

12º Passo: Caso seja necessário, podem-se acrescentar novos objetivos específicos para que se possam alcançar objetivos formulados no nível imediatamente superior;

13º Passo: Eliminar (assinalar) objetivos que não se julgue necessários ou desejáveis;

14º Passo: Eliminar (assinalar) objetivos que não sejam factíveis de ser atingidos através do projeto.

Com base nas inter-relações e na dependência de causa-efeito será possível entender sobre quais Problemas deve-se agir (os que são causas dos demais) e assim possibilitar a formulação de Medidas, ou Ações para diminui-los ou eliminá-los.

Deve-se montar uma matriz, na qual as linhas serão as Medidas (Ações) e nas colunas os Objetivos para se verificar quais medidas serão mais importantes e terão efeitos sobre mais Objetivos e assim priorizá-las.

A definição das Medidas ou Ações a serem postas em prática dependerá da avaliação das três categorias para as quais estamos chamando a atenção desde o início da metodologia que são a Factibilidade, a Viabilidade e a Atratividade de cada uma das soluções propostas.

Veja aqui o exemplo de uma Árvore de Problemas:

 

Usando a Matriz SWOT para definir estratégias

Todos nós em algum momento já ouviu falar da Matriz SWOT (acrônimo do Inglês de – Strengths,  Weakenesses, Opportunities and Threats), que em Português recebe o apelido carinhoso de FOFA (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças).

O que faremos nesse post será uma tentativa de orientar as pessoas no uso dessa versátil ferramenta que pode ser aplicada nas mais diversas situações.

Se prestarmos atenção na frase cunhada pelo mestre Peter Drucker que diz:

“Planejamento não diz respeito a prever o futuro, mas a compreender e estabelecer as implicações futuras de decisões do presente.”

Perceberemos que planejar não é como muitos pensam, e por isso julgam desnecessário, um exercício de futurologia, mas um exercício para entendimento (retrato) do ambiente interno e externo no momento em que se formula um projeto (resultado do planejamento) e que pode nos guiar em decisões que impactarão em nosso futuro.

 

MATRIZ SWOT (FOFA)

Análise_SWOT_-_FOFA_-_FFOA

O primeiro ponto a perceber nessa Matriz é que ela está dividida em dois ambientes distintos, o ambiente externo à organização e ao ambiente interno à organização, e contrapondo pontos favoráveis e desfavoráveis a consecução de nossos objetivos. Qual é a grande diferença entre os dois lados? De um lado, temos um conjunto de variáveis que são incontroláveis (ambiente externo) e de outro, no ambiente interno, as variáveis controláveis de nosso sistema. Em caso de dúvidas se alguma variável é um ponto fraco ou uma ameaça é só pensar se podemos fazer algo para alterá-la diretamente? Se for possível, ela é interna à organização e, portanto, um Ponto Fraco.

Quem somos?

Antes de partirmos para o uso da Matriz é recomendado que a pessoa ou organização faça um exercício de autoconhecimento e defina com clareza quem ela é? Qual seu propósito? Essas questões devem ser respondidas pelas clássicas (mas úteis) definições:

Missão – Qual o propósito da organização? Qual seu porque de existir? Qual problema ela busca resolver? Qual a necessidade ela busca suprir? Qual o desejo ela pretende satisfazer?

Por exemplo, a Soul Social nasce com a Missão de “Concretizar ideias e viabilizar projetos” e começa a operar como uma Plataforma de Crowdfunding. Ao perceber uma fragilidade pelo lado dos proponentes dos projetos, amplia seu escopo de atuação, criando o seu braço de Educação e Serviços a Soul Empreendedor, mantendo sua Missão, apenas ampliando sua atuação no mesmo sentido e direção.

Sugiro que assistam ao vídeo de Simon Sineck para o TED, chamado de Golden Circle para entenderem o sentido dessa definição.

Golden Circle

Caso desejem ler sobre o Golden Circle, temos um post no qual tratamos de Engajamento no qual usamos o material.

Além da missão, irá nos ajudar a estabelecer um Norte para todas as nossas ações a nossa Visão de Futuro, ou quem desejamos ser num tempo futuro? Em que direção e sentido devemos seguir?

No caso da Soul Social, trabalhamos para sermos reconhecidos entre as “pessoas comuns” que desejam transformar suas ideias em realidade como uma empresa que irá ajuda-los de forma efetiva nessa empreitada.

E por último, mas não menos importante, quais nossos Valores? As pessoas costumam negligenciar ou simplesmente tratar com pouca atenção esse momento, caindo sempre no lugar comum da Ética, Honestidade, Qualidade, etc…, sem muita preocupação com as questões operacionais. De fato, os valores devem refletir os valores pessoais dos seus sócios fundadores, mas devem também servir como guia e referência para nossas decisões estratégicas.

Por exemplo, a Soul Social tem como valores a questão do Acesso, e da Excelência e tenta imprimir essa marca em todas as suas ações, construindo materiais com forma e conteúdo, mas de amplo acesso, inclusive em suas ações com intuito comercial, como os cursos EAD, com preços acessíveis.

Para onde vamos?

Uma vez que tenhamos claro quem somos, parte-se para identificar para onde vamos? Ou, nos caso específico que estamos tratando, qual o Objeto, Objetivos e Metas do nosso Projeto?

Aqui é preciso avaliar se esses Objetivos estão enquadrados em nossa Missão, estão nos levando em direção à nossa Visão de Futuro e se será possível executá-lo dentro das fronteiras estabelecidas por nossos Valores?

Onde estamos?

Finalmente voltamos à Matriz SOWT!

Analisando o Ambiente Externo:

Oportunidades

Tendo em visto quem eu sou (minha Missão), os limites que eu tenho (Valores), que fatores externos à minha organização seriam Oportunidades que eu poderia aproveitar para cumprir os Objetivos traçados (Pra onde vou)?

Ameaças

Do mesmo modo, que situações ou cenários externos poderiam representar uma Ameaça ao cumprimento dos Objetivos traçados? O que poderia colocar em risco nossos esforços?

Analisando o Ambiente Interno:

Pontos Fortes

Do ponto de vista das necessidades que temos para cumprir os objetivos propostos, quais seriam Pontos Fortes que poderíamos elencar?

Pontos Fracos

Mais uma vez, em relação aos objetivos traçados, quais seriam nossos Pontos Fracos que poderiam comprometer a execução bem sucedida do nosso Projeto?

Algumas sugestões sobre o processo

  1. Iniciar com um processo de brainstorming (divergir);
  2. Organizar, agrupar e reduzir as variáveis, mantendo somente aquelas que realmente importam (convergir);

Certos de que sobrou apenas o relevante para ser analisado, inicia-se um processo cruzamentos:

  1. Para cada oportunidade, contrapõe-se o conjunto de Pontos Fortes e Pontos Fracos e verificam-se duas coisas:
    1. Quais os pontos fortes mais relevantes para o sucesso? E quais os pontos fracos que mais reduzem ou impedem o aproveitamento da Oportunidade?
    2. Quais pontos predominam? Há mais Pontos Fortes ajudando a aproveitar a Oportunidade, ou Pontos Fracos limitando seu aproveitamento?
    3. Faça o mesmo em relação as Ameaças.

 

A ideia geral é aproveitar as Oportunidades e se proteger das Ameaças.

 

Obs: Só devem permanecer na Matriz SWOT variáveis para as quais será estabelecido algum tipo de ação. Se há uma Oportunidade para a qual nenhuma ação foi estabelecida, ela não é uma Oportunidade real, do mesmo modo, para uma Ameaça. Se nada será feito para se proteger dela, então ela não é uma Ameaça real à consecução do Projeto e, portanto, deve ser eliminada.

Para concluir, é preciso perceber que Planejar não é o mesmo que traçar um Mapa imutável do caminho a ser seguido. Devemos ter clareza sempre que quem está na Direção, pilotando, somos nós e devemos estar atentos às mudanças no ambiente, às previsões que não se cumprem e tentar sempre aprender com nossos erros. Para isso utiliza-se a boa e velha metodologia científica, traduzida pelos ciclos PDCA ou PDSA ( Plan, Do, Check, Act; ou Plan, Do, Study, Act), de planejar, executar, medir (estudar) e agir, que serão desenvolvidas no próximo post.

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Com essas informações e cruzamentos será preciso fazer um esforço de síntese que trará diretrizes e ações a serem desenvolvidas. Para cada ação, devemos aplicar a Metodologia do 5W2H e construir o WBS, ou EAP – Estrutura Análitica de Projeto, que também será objeto do nosso próximo post, no qual falaremos de execução, monitoramento e avaliação e fecharemos a metodologia que compõe nosso curso Básico de Elaboração de Projetos.

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 Até breve,

Thiago Ribeiro.

 

Comentários

  1. [...] que o Projeto é o produto da Etapa de Planejamento e o insumo da Etapa de Execução, somente no quarto post da série tratamos das metodologias de Planejamento. Momento em que abordamos a Metodologia da Árvore de Problemas e Árvore de Objetivos, demos dicas [...]

  2. [...] não é o passo inicial do processo. É, ao mesmo tempo, o Output (resultado) da fase inicial de Planejamento e referência (Input) da fase de Execução do Projeto. Nesse post falaremos sobre o Endereçamento [...]

  3. [...] e analisar essas informações e cruzá-las com uma análise das variáveis externas, na chamada matriz SWOT (Strenghts, Weakenesses, Opportunities and Threats), ou FOFA (Forças, Oportunidades, Fraquezas e [...]